Dynamiska inköpssystem (DIS) — en guide
Ett dynamiskt inköpssystem (DIS) är ett helt elektroniskt sätt att köpa in återkommande varor och tjänster — öppet för nya leverantörer under hela sin löptid. Så här fungerar det.
Snabböversikt
Kort svar: Ett dynamiskt inköpssystem (DIS) är en helt elektronisk metod för offentlig upphandling av återkommande, allmänt tillgängliga varor och tjänster – öppet för nya leverantörer under hela sin löptid, till skillnad från ett ramavtal som stängs efter upphandlingen.
Så kommer ni igång:
- Inrätta systemet elektroniskt och ange kraven – leverantörer ansöker och kvalificerar sig.
- Håll systemet öppet för löpande intag av nya leverantörer under hela löptiden.
- Vid varje konkret behov: bjud in de kvalificerade till förnyad konkurrensutsättning.
Bra att veta: reglerna finns i LOU och EU:s upphandlingsdirektiv – detta är en översikt, inte juridisk rådgivning.
Ett dynamiskt inköpssystem (DIS) är en helt elektronisk metod för offentlig upphandling. Det används för återkommande inköp av varor, tjänster eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden — sådant man köper ofta och där utbudet ändras över tid.
Så fungerar ett DIS
Ett DIS är öppet. Till skillnad från ett ramavtal, som stängs när upphandlingen är klar, kan nya leverantörer ansöka om att gå med under hela systemets löptid. Det sker i två led:
Inrätta systemet
Den upphandlande organisationen sätter upp DIS:et elektroniskt och anger kraven. Leverantörer ansöker och kvalificerar sig.
Löpande intag
Systemet hålls öppet — nya leverantörer kan ansöka och tas in under hela löptiden.
Enskilda inköp
När ett konkret behov uppstår bjuds de kvalificerade leverantörerna in att lämna anbud (förnyad konkurrensutsättning).
DIS jämfört med ramavtal
Den viktigaste skillnaden är att ett DIS förblir öppet.
- Ramavtal: stängs efter upphandlingen — samma leverantörer under hela avtalstiden (ofta upp till fyra år).
- DIS: öppet för nya leverantörer hela tiden, och har ingen motsvarande fast maxlängd — löptiden anges när systemet inrättas.
- Konkurrens: ett DIS speglar marknaden bättre över tid, eftersom nya aktörer kan komma in.
- Administration: ett DIS kräver ett elektroniskt system och att varje inköp görs som en egen konkurrensutsättning.
För- och nackdelar
- + Flexibilitet — nya leverantörer och uppdaterat utbud löpande.
- + Bredare konkurrens — fler kan delta över tid.
- + Snabbare enskilda köp när leverantörerna redan är kvalificerade.
- − Kräver elektronisk infrastruktur och löpande administration.
- − Varje inköp är en egen konkurrensutsättning — det tar viss tid per köp.
När passar ett DIS?
- Återkommande behov av standardiserade varor eller tjänster.
- En leverantörsmarknad som förändras — nya aktörer tillkommer.
- Verksamheter som vill hålla konkurrensen levande utan att låsa fast sig i ett stängt ramavtal.
Vad en bra DIS-plattform kräver tekniskt
Ett dynamiskt inköpssystem är i grunden en plattform. Det som gör den bra syns sällan utåt:
- Elektronisk ansökan och kvalificering av leverantörer, med automatiska kontroller.
- Leverantörshantering — löpande intag, uppdateringar och status.
- Anbuds- och utvärderingsflöde för de enskilda inköpen.
- Spårbarhet — full logg och revisionsunderlag för varje steg.
- Integration mot ekonomi- och avtalssystem.
- Säkerhet och drift — stabil drift, behörighetsstyrning och övervakning.
Det är den typen av plattform vi bygger — dynamiska inköpssystem i olika utformningar, med automatisering, infrastruktur och spårbarhet i botten.
Vill ni se hur det här ser ut i praktiken? Utforska våra lösningar, se case och plattformar vi byggt, eller testa gratis.