GoSource — inköpsrådgivning och ingenjörstjänster som skalar utan mer administration

Utmaningen

GoSource är en växande konsultverksamhet med två sidor som drar åt samma håll: strategisk inköpsrådgivning och ingenjörstjänster. För att leverera behöver de rekrytera och presentera rätt konsulter — strategiska inköpare, mekanikkonstruktörer, el- och automationsingenjörer, beräkningsingenjörer och kvalitetsledare — i en jämn ström. Varje sådan roll drar in ansökningar, dialoger och uppföljningar.

Problemet var inte bristen på intresse, utan administrationen runt det. En ansökan kom in via ett formulär, skulle mejlas till rätt person, föras in i ett kalkylark, få en statusmarkering och sedan följas upp manuellt. Samma uppgift skrevs in på flera ställen, CV:n låg utspridda i mejlkorgar, och ingen hade en samlad bild av var varje kandidat befann sig. Ju fler roller GoSource öppnade, desto mer tid gick åt till att flytta information — tid som borde lagts på kunder och konsulter.

GoSource behövde en plattform som såg professionell ut på båda språken, samlade in ansökningar strukturerat, och gjorde att den manuella hanteringen försvann snarare än växte i takt med verksamheten.

Vad Nuvid byggde

Nuvid byggde och driftsatte hela GoSources digitala plattform, inte som ett enskilt formulär utan som ett sammanhängande system där sajt, data och administration hänger ihop. Konkret levererade vi:

• En tvåspråkig sajt (svenska och engelska) som presenterar inköpsrådgivning, ingenjörsstöd och sourcingtjänster — med rena, sökvänliga URL:er och 301-omdirigeringar så att inga länkar tappas.
• Karriärsidor med en annons per roll, där varje annons har ett eget ansökningsformulär med fält för LinkedIn, CV och meddelande.
• Mötesbokning ("Boka möte") och kontaktvägar så att intresserade kunder och kandidater kan starta en dialog direkt från sajten.
• Ett formulärflöde som för varje ansökan skickar ett mejl till rätt mottagare, laddar upp CV:t till säker fillagring och sparar ansökan i en databas — allt i ett svep.
• En inloggningsskyddad adminpanel på egen subdomän som visar ansökningar, status per kandidat, KPI:er och en framstegs-dashboard, byggd på samma databas som sajten skriver till.
• Automatisk bekräftelse till nya sökande via ett schemalagt jobb, så att ingen ansökan blir liggande obesvarad.

Poängen är att GoSource inte behöver byta verktyg eller lära om — de får en plattform där allt samlas på ett ställe. En ansökan som skickas på sajten dyker upp direkt i adminvyn, med rätt status och rätt mottagare notifierad. Se fler exempel på liknande arbete under våra lösningar.

Så mycket tid det frigör

Vinsten ligger i att varje moment som tidigare gjordes för hand nu sker automatiskt. När en ansökan kommer in behöver ingen kopiera uppgifter mellan mejl, kalkylark och en kandidatlista — det skrivs direkt till en gemensam databas, bekräftelsemejlet går ut av sig självt, och statusen syns i adminpanelen. Det är summan av många små, repetitiva steg som gör skillnaden.

Vi uppskattar att plattformen frigör uppskattningsvis 18 timmar i veckan. Det är en estimering, inte en uppmätt siffra, och den bygger på specifika automationer: manuell inmatning av ansökningar, bekräftelsemejl, filhantering av CV:n, statusuppdateringar och den veckovisa sammanställningen för uppföljning. Nedan bryter vi ner var tiden faktiskt frigörs.

Siffrorna är avrundade uppskattningar kopplade till konkreta automationer, inte utfästelser. Poängen är riktningen: administrationen växer inte längre linjärt med antalet roller och ansökningar, utan hålls i schack av att systemet gör grovjobbet.

Tekniken bakom

Plattformen är byggd på serverlös edge-infra, vilket gör den snabb, billig i drift och enkel att underhålla. Vi valde varje del utifrån vad GoSource faktiskt behövde, inte utifrån vad som var mest tekniskt imponerande.

• Serverlös hosting och functions serverar sajten och kör formulärlogiken. Koden ligger i GitHub och driftsätts automatiskt vid varje push — inga manuella uppladdningar.
• En databas är den gemensamma lagringen där ansökningar sparas. Sajten och adminpanelen läser och skriver mot samma databas, vilket är hela poängen: en sanningskälla, ingen synk mellan system.
• Objektlagring lagrar CV:n och bilagor. Endast en referens sparas i databasen — själva filen ligger säkert i objektlagring.
• Resend sköter transaktionsmejlen (bekräftelser och notiser) med korrekt uppsatt e-post-autentisering (SPF/DKIM/DMARC) så att mejlen når fram.
• Åtkomstskydd skyddar adminpanelen — bara behöriga kommer in, via inloggning i stället för lösenord som sprids.
• Ett schemalagt jobb (cron) skickar automatisk bekräftelse till nya sökande med jämna mellanrum, så att flödet rullar utan att någon behöver trycka på knappar.

Allt körs i EU-nära infrastruktur och GoSource äger sin data. Det är en medveten hållning: personuppgifter i en rekryteringsprocess ska hanteras varsamt, och en tydlig, samlad datamodell gör det enklare att leva upp till kraven.

Resultat och nästa steg

GoSource har idag en plattform som ser professionell ut på två språk, samlar in ansökningar strukturerat och sköter administrationen runt dem i bakgrunden. Den uppskattade tidsbesparingen på runt 18 timmar i veckan innebär i praktiken att teamet kan öppna fler roller och driva fler dialoger utan att drunkna i inmatning och uppföljning. Systemet är byggt för att skala: nya roller läggs till genom att skapa en ny annonssida, och resten av flödet fungerar direkt.

Nästa steg för GoSource handlar om att bygga vidare på samma grund — mer automatiserad prospektering av kandidater in i adminpanelen, tätare koppling till utåtriktad outreach, och successivt vässade KPI:er i dashboarden. Eftersom allt vilar på en gemensam databas och en enkel, robust infrastruktur går varje tillägg snabbt att göra.

Vill ni se hur en liknande plattform skulle kunna se ut för er verksamhet? Titta på våra lösningar eller hör av er så tittar vi på era flöden tillsammans.

Vill ni se fler exempel? Utforska våra lösningar, se fler case och plattformar vi byggt, eller testa gratis.

Så är det byggt — API:er, automationer och infrastruktur

För den som vill titta under huven är plattformen byggd av väl beprövade delar som var och en gör en tydlig sak. Så här hänger det ihop:

• API:er: ansökningar tas emot av en egen endpoint (/ansokan) i en serverlös function, och transaktionsmejl skickas via Resends API. Formuläret på sajten anropar endpointen, som i sin tur pratar med databasen, fillagringen och mejltjänsten i ett svep.
• Automationer: varje ansökan skriver sig själv till databasen, notifierar rätt mottagare per roll och laddar upp CV:t — utan att någon flyttar data för hand. En auto-bekräftelse går ut till den sökande automatiskt.
• Cron-jobb: en schemalagd trigger körs var 15:e minut och skickar bekräftelser till nya sökande, så att flödet rullar dygnet runt utan handpåläggning.
• Infrastruktur: sajt och logik körs på egenutvecklad, serverlös edge-infra, med en skräddarsydd databas som gemensam lagring, objektlagring för CV-filer och åtkomstskydd som skyddar adminpanelen. Koden auto-deployas från GitHub vid varje push.
• Design: sajten följer en genomtänkt, konsekvent design på både svenska och engelska, så att GoSource ser professionell ut oavsett vilken sida en besökare landar på.
• SEO/GEO: rena, sökvänliga svenska URL:er, 301-omdirigeringar och strukturerat innehåll gör sidorna lätta att hitta och tolka — för både sökmotorer och språkmodeller.
• Tredjepartskopplingar: Resend för e-post med korrekt uppsatt SPF/DKIM/DMARC så att mejlen når fram, och GitHub för versionshantering och automatisk driftsättning.